Cómo hacer que otras personas se involucren

Un organizador estaba pidiendo consejo sobre cómo realizar mejor su tarea. Una organizadora mayor respondió, “Estás siendo egoísta—tomas todo el trabajo para hacerlo tú. Pero otras personas también quieren participar y ayudar. Necesitan que seas más generoso y les ofrezcas tareas significativas, para que puedan sentirse parte de la organización.” Estas son palabras sabias—y ciertas para muchos de nosotros. Pero ¿cómo hacer que otras personas se involucren delegando tareas? Una herramienta que nos ayuda a hacerlo es el menú de tareas.

Time: 10-20 minutos Group Size: 5-30 personas

Usar el menú de tareas para delegar

El menú de tareas identifica las labores esenciales para que un evento suceda. Puede que algunos lo hagan de manera natural; pero si alguien tiene problemas para involucrar a otros, es posible que sea porque no tiene una clara lista de tareas que pueda repartir.

Primero, comienza respondiendo las siguientes preguntas:

  • ¿Cuál es el evento que estás planeando?
  • ¿Qué es lo que esperas que ocurra a partir de tu evento?
    • Incluye objetivos de las tareas, como conseguir que 50 personas contacten a un concejal de la ciudad, así como objetivos de proceso, por ejemplo conseguir que la gente entienda mejor el proceso de aprobación de las leyes en la ciudad.
  • ¿Cuáles son las tareas para que el evento suceda?
    • Para obtener un menú completo, desglosa las grandes tareas en labores más pequeñas y específicas.
  • Anota las tareas que son necesarias en el lado izquierdo de tu papel, escribe las tareas que ayudan pero que no son necesarias en el lado derecho del papel.

Ahora tienes un menú de tareas por hacer para llevar a cabo el evento – con tareas necesarias y no necesarias separadas. Esto ayuda a que te asegures de que las cosas más importantes se realicen antes de concentrarte en otras piezas adicionales, que en ocasiones pueden resultar más emocionantes.

El último paso—quizás el más importante—es redondear los elementos que puedan ayudar a desarrollar el liderazgo. Piensa en los miembros de tu grupo y quién puede estar listo/a para realizar labores más exigentes. Piensa en quiénes no han sido fiables y dales una tarea más simple.

Puedes utilizar el menú de tareas para delegar labores en las reuniones de grupo—y ¡puede ser una gran oportunidad para iniciar conversaciones sobre cómo involucrar a otras personas!

Si lo llevas a cabo con éxito a lo largo del tiempo, cada vez más personas realizarán diferentes tareas—¡construyendo poder de equipo, involucrando a más gente, y empoderándoles para enfrentarse a mayores desafíos!

 


Ejemplo de Menú de Tareas

Evento: Cena y Ceremonia de Premiación Anuales

Objetivos: Transmitir energía a los miembros, celebrar los logros, construir comunidad

Tareas necesarias

Tarea General: Preparar la cena y toda la comida

  • Subtarea: Conseguir los productos de papel y las bebidas
  • Subtarea: Organizar las mesas y las sillas en el día
  • Subtarea: Cocinar la comida

Tarea General: Vender las entradas para la cena

  • Subtarea: Imprimir las entradas
  • Subtarea: Vender las entradas por teléfono y en persona
  • Subtarea: Enviar los folletos para anunciar la cena

Tarea General: Ceremonia de Reparto de Premios

  • Subtarea: Conseguir oradores/as para motivar a los asistentes
  • Subtarea: Crear certificados para los premios
  • Subtarea: Llamar para confirmar la asistencia de los/las premiados/as
Adiciones muy buenas, pero no necesarias

Tarea: Averiguar si alguna banda local quiere tocar

Tarea: Conseguir las decoraciones y decorar la sala

Tarea: Organizar juegos para la cena

Tarea: Crear un folleto con un patrocinador local

 

El último paso sería marcar las tareas que otros pueden llevar a cabo.


Plantilla de Menú de tareas

Evento: ___________________________________

Objetivos: ___________________________________

 

Paso 1. Rellenar con las tareas que hay que realizar

Tareas necesarias

 

Adiciones muy buenas, pero no necesarias

 

 

Paso 2. Marca las tareas que puedes delegar en otras personas

Paso 3. Delega las tareas. Después tu trabajo será darles seguimiento y apoyarles para que puedan implementar las tareas.


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