Cómo facilitar reuniones: El método sin magia

Las reuniones son ocasiones en las que la gente asiste para hacer algo, ya sea compartir información o tomar decisiones. Pueden ser buenas, malas o neutras.

No existe ninguna receta infalible para que las reuniones sean exitosas. Pero hay ciertas directrices que ayudarán al grupo a tener reuniones alegres y productivas. La mayoría de las personas pueden aprender cómo facilitar una buena reunión, simplemente se necesita algo de tiempo y atención. Si varios miembros del grupo tienen habilidades en procesos de grupo, las reuniones serán mejores y más fáciles de facilitar.

Algunos ingredientes de las buenas reuniones son:

  • Objetivos comprendidos por todos
  • Un proceso claro para alcanzar estos objetivos
  • Conciencia sobre el hecho de que cada participante tiene sus propias opiniones, sentimientos y niveles de interés sobre los temas tratados en la reunión.
  • Un sentimiento de implicación y empoderamiento – las personas sienten que las decisiones también son suyas, y que son capaces de hacer lo necesario.

Un facilitador no es exactamente lo mismo que un líder o un presidente. Un facilitador acepta la responsabilidad de ayudar al grupo a tratar todos los temas en el tiempo disponible, a tomar las decisiones y a hacer los planes necesarios para llevar a cabo el trabajo.

Un facilitador no toma decisiones por el grupo, sino que le sugiere maneras que les ayudan a diseñar los planes y a tomar decisiones. Trabajan de manera que quienes participan en la reunión sepan que están a cargo, que hay trabajo por hacer, y que cada persona tiene un rol que cumplir.

Es importante recalcar que la responsabilidad del facilitador es para con el grupo y su trabajo, más que para los individuos que lo forman. Sé consciente de que una persona a quien le importen mucho las decisiones que se van a tomar y tenga una fuerte opinión sobre esas decisiones, tendrá más problemas para facilitar la reunión. En ocasiones, es útil tener a un facilitador externo.

Planeación de la agenda

De ser posible, planea el orden del día antes de la reunión. Resulta más fácil cambiarlo después, que comenzar a elaborarlo al inicio de la reunión. Si hay muy pocos temas definidos antes de la reunión, trata de adivinar cuáles van a ser en base a las personas que asistirán y sus posibles necesidades.

En el orden del día incluye:

  • Algo para reunir a la gente—para ayudarles a aclarar sus ideas y concentrarse en la reunión, para hacerles sentir conectados y conscientes de los otros. Algunos ejemplos: cantar, mantener un momento de silencio, una breve mención de las cosas buenas que han sucedido últimamente, etc. (Aquí tienes algunos ejemplos de canciones.)
  • Revisión de los temas a tratar—Una buena idea es tener los temas escritos en un papel grande o en un pizarrón, donde todo el mundo pueda verlos. Al revisar los temas el facilitador puede dar una oportunidad a los asistentes de realizar algún cambio y seguir adelante cuando todo el mundo esté de acuerdo.
  • Principales elementos—si es necesario tratar más de un tema en la reunión, es importante establecer prioridades.
  • De ser posible, comienza con algo que pueda ser abordado de manera razonablemente fácil. Esto dará al grupo una sensación de realización y energía.
  • Los elementos más duros, largos y urgentes vienen después. Si hay varios, planea breves descansos entre ellos para recuperar la energía y la atención (por ejemplo, realizando estiramientos, cantando, con un juego o un descanso para ir al baño)
  • Un gran elemento puede ser dividido en tareas más pequeñas para que sean discutidas por separado, y así sea más fácil tratarlo. Por ejemplo, una gran decisión puede tener varias partes: ¿cuál es la situación?, ¿qué ideas tenemos?, ¿cuáles son los criterios para tomar las decisiones?, y, finalmente, ¿qué ideas deberíamos elegir? O simplemente puede servir de ayuda presentar el tema aportando información de contexto y aclaraciones, dividiendo el grupo para discutir las ideas y establecer prioridades, y volviendo a reunir a todos para debatir.
  • Terminar con algo corto y fácil para proporcionar una sensación de esperanza para la siguiente vez.
  • Anuncios.
  • Evaluación—esto cumple varios propósitos: proporciona una oportunidad para que la gente pueda expresar sus sentimientos sobre la reunión rápidamente, provee una sensación de cierre y te ayudará a tener mejores reuniones en el futuro.

Calcula el tiempo necesario para cada punto. Si tu grupo tiene problemas para cumplir con el tiempo, puedes escribir en el orden del día el tiempo destinado para cada tema; esto ayuda a que los participantes sean conscientes del tiempo disponible para hablar.

Normalmente el tono de una reunión se establece al principio. Es importante comenzar con una nota de energía positiva y reconociendo a los participantes como personas con pensamientos y sentimientos. A veces, cantar sirve para ello—especialmente en reuniones grandes— o también compartir algo bueno que haya sucedido últimamente. El tiempo que consume este ejercicio merece la pena, porque crea una atmósfera relajada y optimista donde los participantes pueden ser honestos entre ellos.

A medida que avances con los temas a tratar, comprueba si la gente es consciente de los progresos de la reunión y verifica que las cosas se lleven a cabo.

Revisión de los temas a tratar

  1. Repasa todos los temas enlistados, dando una breve idea de lo que hay que cubrir y cómo se hará.
  2. Explica brevemente las razones del orden de los temas propuestos
  3. En este momento (no antes) pregunta si hay dudas o comentarios.
  4. No seas defensivo con la agenda que has propuesto, pero no hagas un cambio sugerido solo por una persona—comprueba primero la opinión del grupo.
  5. Si se proponen grandes cambios o adiciones, habla con el grupo sobre cómo afectarán a los tiempos de la reunión y deja que hagan cambios como eliminar algún tema o posponer otro para más tarde.
  6. Si los asistentes no están de acuerdo sobre si un tema debería estar en la agenda o no, considera que no hay consenso (acuerdo), por lo que esta vez no podrá ser incluido.
  7. Recuerda que tu responsabilidad como facilitador es para con el grupo complete y no con cada individuo.
  8. Cuando se realicen cambios en los temas a tratar, pregunta a los participantes si están de acuerdo—e insiste en que respondan. Tienen que ser conscientes de que están acordando contigo lo que se decida—además, ¡es su reunión!

Temas de la agenda

  • Organiza (antes de la reunión) que una persona presente cada tema.
  • Alienta las diferentes opiniones—cuanto más importante sea la decisión, más importante resulta tener toda la información (datos, sentimientos y opiniones) disponible.
  • Cuenta con opiniones diferentes—si se manejan bien, pueden ayudar al grupo a encontrar soluciones creativas.
  • Desconfía de los acuerdos que se logren demasiado fácilmente— asegúrate de que los asistentes de verdad están de acuerdo en los puntos importantes.
  • No dejes que una discusión entre solo dos personas continúe, pide que los demás también participen. Al fin y al cabo, es el grupo el que debe tomar las decisiones y llevarlas a cabo.
  • En lo posible, pide que la gente solo se refiera a sí misma y sea específica cuando se refieran a otros. No diciendo “algunas personas dicen”, “todos sabemos”, “no escuchan”. Esto puede sonar intimidante si no resulta familiar, pero se hace más fácil con la práctica y ayuda a desarrollar confianza.
  • Sigue buscando pequeños puntos en los que haya acuerdos y menciónalos—ayuda a que la gente tenga esperanza y siga adelante.
  • Anima a la gente a pensar en soluciones nuevas y buscar maneras de llegar a acuerdos.
  • En situaciones tensas o cuando las soluciones sean difíciles de lograr, recuerda utilizar el humor, la afirmación, juegos rápidos para generar energía, cambios de planes, formar pequeños grupos, tomar un momento de silencio, hablar de lo que está sucediendo (por ejemplo: “vaya—hay mucha tensión en el ambiente” o “en este momento el grupo está bloqueado”) etc.
  • Cuando trates de llegar a un acuerdo, formula todos los temas en los que creas que el grupo haya llegado a un acuerdo en forma de pregunta. Se específico: “¿Estamos de acuerdo en que nos reuniremos los martes por la tarde/noche durante los próximos dos meses y que en cada reunión decidiremos un facilitador para la siguiente?
  • Insiste en recibir una respuesta. Los participantes necesitan saber que están tomando una decisión juntos—y saber lo que están acordando.
  • Si te ves involucrado en la discusión y apoyas una posición en particular, es preferible que como facilitador te mantengas al margen hasta llegar al siguiente tema. Esto puede ser organizado de antemano si prevés un conflicto de intereses.
  • Casi cualquier reunión se beneficiará de breves pausas durante el proceso—inyecciones de energía—proporcionadas por juegos/canciones breves, unos estiramientos en grupo, etc.

Evaluación

En reuniones pequeñas (de 50 personas o menos), a menudo es buena idea evaluar cómo ha ido (el proceso de la reunión, no el contenido). Un formato simple: en la parte superior de un papel o un pizarrón, pon el símbolo “+” en el lado izquierdo, y una flecha en el derecho. Debajo del + escribe las cosas que han funcionado. Debajo de la flecha pon sugerencias específicas sobre cosas que podrían mejorarse. No discutais sobre esto; la gente tiene derecho a sentirse como quiera y cada persona puede tener una respuesta diferente para cada categoría. Esto solo suele necesitar unos pocos minutos—no lo alargues demasiado. Intenta terminar con un comentario positivo. A menudo las reuniones suelen mejorar una vez la gente se haya acostumbrado a evaluarlas (ver Evaluación ).

Cierre

Intenta terminar la reunión de la forma que ha empezado—con un sentimiento de comunidad. No dejes que acabe de forma abrupta. Una canción, un momento de silencio, formar un círculo, darse la mano—cualquier cosa que reafirme la unión del grupo y de la sensación de conclusión es buena (ver Círculos de cierre ).

Observar los procesos

A veces los grupos pueden beneficiarse de tener un observador. Durante tiempos de conflicto o transiciones (hablando sobre sexismo, por ejemplo), un observador del proceso puede resultar de ayuda.

Al realizar la labor de observador de los procesos, ten cuidado de no involucrarte en el trabajo del grupo. Un cuaderno para tomar notas te ayudará a ser más preciso. Recuerda estar atento/a a sugerencias útiles o a cosas que ayudaron al grupo a avanzar.  Una vez que el grupo tenga conciencia de sus fortalezas es más fácil buscar maneras de mejorar.

Aquí tienes algunos elementos específicos que podrías buscar:

  • ¿Cómo fue la atmósfera de trabajo general del grupo? ¿relajada? ¿tensa?
  • ¿Cómo se tomaron las decisiones?
  • Si hubo algún conflicto, ¿cómo se gestionó?
  • ¿Participó todo el mundo? ¿Hubo elementos que incitaron a la participación?
  • ¿Qué tanto se escucharon los miembros del grupo los unos a los otros?
  • ¿Había líderes reconocidos en este grupo?
  • ¿Cómo ha interactuado el grupo con este facilitador?
  • ¿Había diferencia de participación entre hombres y mujeres?

Al realizar los comentarios al grupo trata de ser claro y específico, para que los participantes no tomen una actitud defensiva y sepan exactamente de lo que hablas. Recuerda mencionar las fortalezas que has visto en el grupo. Si realizas las observaciones sin informar al grupo antes, es posible que los asistentes se enfaden y adquieran una actitud defensiva. Tu contribución debe ser muy valiosa, pero necesitas presentar lo que ves cuidadosamente—con mucho tacto y sensibilidad.

Co-Facilitadores

Muchas veces es útil tener dos facilitadores. Aquí tienes algunas razones:

  • Posibilita que haya más información e ideas durante la planificación.
  • Hace que haya más energía (física y emocional) disponible para el grupo—especialmente en momentos de conflicto o al tratar temas complicados.
  • Si un facilitador se involucra personalmente en una discusión, será fácil pasar la tarea al co-facilitador por un rato.
  • Co-facilitar permite que más personas obtengan experiencia y se conviertan en facilitadores hábiles.
  • Es menos agotador, exigente e intimidante.

Para la gente que no está acostumbrada a trabajar en equipo, probablemente sea buena idea dividir las responsabilidades de manera clara antes de la reunión. Sin embargo, la colaboración significa que la persona que no esté “de servicio” es responsable de prestar atención y ver el humor del grupo, clarificar dudas sobre problemas, tratar de llegar a acuerdos, etc.

Al evaluar su trabajo juntos, los co-facilitadores pueden asistirse mutuamente con comentarios y apoyo, y ayudándose mutuamente a crecer.


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